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文件归档流程篇(1):档案文件归档具体步骤
档案文件归档具体步骤
1（一）区分归档与不归档的档案盒（案卷） 按照归档范围和不归档范围的规定，把不归档的、留存在本机关团体供工作参考的档案盒（案卷）与应归档的档案盒（案卷）区别开来，把应归档文件的档案盒（案卷）移交档案部门。
（二）编制移交目录
编制移交目录，就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份，移交部门一分，接收部门一份，以便双方核对、检查。另一份留存在档案盒或案卷内。
在移交目录后还应附有《移交备考表》，内容包括：档案盒（案卷）总数、移交人、接收人、交接时间等项目。
（三）查验收归档档案盒（案卷）
移交时，档案管理部门要对档案盒（案卷）进行严格检查。检查包括两主面的内容：
1、检查档案盒（案卷）质量。
即检查装入归档文件的档案盒或立成的案卷是否符合归档文件整理、立卷的原则、要求，是否反映了盒（卷）内文件的特征，盒（卷）内文件是否有损坏，装订是否整齐等等。对不符合要求的，档案部门可以要求移交部门重新整理。
2、检查档案盒（案卷）内文件的数量。
即检查档案盒内或案卷内文件的总数是否与移交目录相符；盒内文件件数或卷内文件页数是否与档案盒封面或案卷封面所填写的数目相符。
为避免返工、浪费时间和增加工作量，检查档案盒（案卷）内文件的数量和质量的工作应尽量提前到编制归档文件件号或案卷目录前进行。这就要求档案部门加强对归档文件整理、立卷工作全过程的指导、监督，尽早派人到文书部门和业务部门检查、监督文件整理、立卷工作，及时发现、指出和纠正问题。这一步工作做得越好，在移交检查时出现返工的概率就越小，工作效率就越高。
（四）办理移交手续
归档文件的档案盒（案卷）检查完毕，对符合要求的档案盒（案卷）就可以办理具体移交手续。具体移交时，交接双方各拿一份移交目录，按照目录的内容清点归档文件的件号、盒号或页号、卷号；核对无误后，双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字；将三分清单分别交由交接双方：一份文书部门或业务部门留存备查；两份存档案部门。对于文件数量少的机关团体，可由档案部门统一编制归档文件目录或案卷目录，移交时，由档案部门开据移交凭据，各部门可不必再单独编制移交目录。对于文件工作和档案工作“一肩挑”的机关团体，在文件处理与档案工作之间没有中间环节，归档工作在平时都已完成，因此也就没有必要办理归档手续。但在文书（档案）人员发生变动时，必须依上述程序办理移交手续。
文件归档流程篇(2):档案归档整理方法和步骤
档案归档整理方法和步骤
对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。
一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。一、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。
二、区分归档和不归档材料的范围（一）归档文件材料的范围
凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档文件材料的范围
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（三）机关之间分工归档的范围
为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。
1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。
2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。
3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
4、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。
5、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。三、分年度分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。
（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）
（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度四、分类别分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。可分为组织机构分类法和问题分类法。
组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。
问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。五、分级别分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。六、划分保管期限机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。七、修整文件为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。修整的方法主要有：
1、修裱破损文件。
2、复制字迹模糊或易褪变的文件。
3、去除易锈蚀的金属物。
4、超大纸张折叠。八、装订1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。
2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。
3、装订时，左侧装订，应将“件”内的各页右侧与下侧（底边）对齐。九、排列文件排列文件，就是根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。十、文件编号归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。十一、编制归档文件目录编制归档文件目录为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件，对其所列项目应逐项认真准确地填写。
要注意的是：
（1）报表的责任者，应填写填报单位；
（2）联合发文，责任者只填写主办单位；
（3）问文与复文作为一件时，责任者只填写复文单位即可；
（4）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名，外加方括号[ ]填写；
（5）文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。十二、装盒装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。
文件归档流程篇(3):文书类文件材料立卷归档流程
第一步 预立卷
各立卷单位的专职文书处理人员或专 ( 兼 ) 职档案人员，应根据历年文件材料形成的情况准备若干卷夹，及时收集属立卷归档的文件材料，依照本单位文件材料归档范围归入相应的卷夹内，便于保管利用和立卷。
第二步 立卷分类
流程图 : 文件材料 --> 分年度 --> 分类别 --> 分问题 --> 分保管期限
1 、 先将文件材料按其形成或针对的年度分开。 参照《武汉大学文件材料立卷归档工作规范》 5.2.2 .2
2 、 在分年度的基础上，将文件材料按本单位归档范围确定分类号。
3 、 将确定分类号的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
4 、 最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。
第三步 立卷组合
将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来。
1 、 立卷组合的基本要求： 立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
2 、同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过 200 页，装入软卷皮内。
3 、立卷组合形式参照《武汉大学文件材料立卷归档工作规范》 5.3.2 .
4 、 排列卷内文件材料 ( 按重要程度或时间顺序 ) ： 批复、批示在前，请示、报告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发件在前，被转发件在后； 上级通知在前，上报材料在后； 非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后； 文字材料在前，图表在后； 基建图纸按图的类别序号排列； 其它文件材料按时间顺序排列。
5 、 修整文件材料 : 对在装订线以外有字迹或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠。
6 编写页号 : 成卷装订的卷内文件无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。
7 、拟写案卷题名 : 案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致，一般不超过 50 个汉字。其常用结构： 作者 一 时间 一 问题 ( 内容 ) 一 名称 ( 文种 ) 。 作者一般指卷内文件主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校”、“上级”等。名称 ( 文种 ) 应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外，不得用 “xxx 文件材料 ” ；除一般函件外，不得用 “xxx 来往文书 ”
8 、 填写案卷封皮上标注的各项内容：
（ 1 ）全宗名称：填写“武汉大学”。
（ 2 ） 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。如党群、行政、教学等。
（ 3 ）案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称。
（ 4 ）卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。
（ 5 ）保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。
（ 6 ）页数：按照案卷内实际页数填写。
（ 7 ）密 级：按卷内文件材料最高密级填写。
9 、 编制档号 : 各单位立卷人将组合完毕的案卷与本单位专、兼职档案员联系，由档案员按《武汉大学档案实体分类实施办法》和武大档字 [2006]6 号文《关于修订档号设置办法的通知》的规定统一编制档号。
10 、 与档案馆监督指导老师联系，经检查无误后，再进行以下程序。
第四步《档案管理系统》辅助立卷
参见《档案管理系统》辅助立卷操作流程。
第五步 案卷装订、填写卷内备考表
1 、 从《档案管理系统》中打印卷内文件目录，卷内文件目录置于卷内文件之前。
2 、 案卷装订 : 案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，订口和地脚与卷皮平齐，采用三孔一线法装订。
3 、 填写卷内备考表。 卷内备考表位于卷内文件之后，由本卷情况说明、立卷入、检查人、立卷时间组成。卷内备考表，必须用碳素墨水填写。 本卷情况说明： 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
（ 1 ）立卷人： 由组成本卷的责任者签名。
（ 2 ） 检查人： 由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。
（ 3 ） 立卷时间： 填写完成立卷日期。
第六步 案卷移交
1 、从《档案管理系统》中打印案卷移交目录，与案卷进行核对，无误后共打印一式三份案卷移交目录，其中二份报送学校档案馆，一份自存。
2 、 案卷进盒：案卷整理完毕，按档号顺序装盒，在案卷盒脊背上填写档号。
3 、 编写立卷说明：立卷说明是立卷部门在每年立卷归档后，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。通常由立卷单位基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明一式两份，一份报送学校档案馆，一份自存；
4 、 归档验收：监督指导老师上门检查案卷质量，凡不符合要求者，按规范指导改正。
5 、 归档时间：党群行政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前完成立卷归档工作。
6 、 移交手续：移交档案时，交接双方应当面检查清点数量。无误后双方须办理档案交接手续，填写移交清单。
