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【一】:合同(资料)移交登记表
清源集团
合同（资料）移交登记表
合同（资料）移交登记表
清源集团档案室 制
二0一三年十月
合同（资料）移交登记表
合同（资料）移交登记表
合同（资料）移交登记表
【二】:合同档案管理制度
合同档案管理制度
一、合同档案管理原则
本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。 二、合同档案管理办法
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。
1、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的完整和有效利用。
2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方的所有合同文档。
3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系， 由合同管理员负责合同文档管理。
4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合同管理台账。签订完的合同要及时归档，做好登记。凡归档的合同文件材料必须是原件。
5、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合同文档分类编号，编制合同统计清单。
7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。因工作需要须借出查阅合同文本，须经集团领导签字同意后，方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出，督促借阅人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外借。
9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文档的安全。
10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
11、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外公开、复印，违者视情节予以处罚。 三、合同档案的移交
1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管理员。
2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册，具有 保存价值的技术资料向移交合同管理员。
3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须 层次分明，符合其形成规律。
4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后，方为完成交接手续。 附件：1、合同借阅登记表； 2、合同档案移交清单。
合同借阅登记表
合同档案移交清单
【三】:合同档案管理规定(定稿)
合同档案管理规定
一、目的
为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。 二、范围
本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。 三、责任部门及责任人
合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。 四、合同档案流转管理 （一）合同资料提交管理：
1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求：www.shanpow.com_合同档案移交登记表。
（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。
（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。 （3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。
（4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。 （二）、合同资料移交管理：
1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下： （1）合同资料的移交：
2、移交流程：
（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；
（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。 3、移交合同签收要求
（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。
（2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。 五、合同资料归档管理
1、合同档案编号及排列归定
（1）合同号编制：归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如110001、110666合同。 （2）柜编号：合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如：A、B...AA、AB柜等。
（3）盒编号：按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。 （4）合同档案排序：按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30个合同。
（5）合同的整理单位：归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
（6）一份完整的合同的装订顺序：电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。
2、合同档案电子化检索编制及执行www.shanpow.com_合同档案移交登记表。
（1）编制目的：电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。
（2）期望效果：可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。
（3）更新时间：每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。 （4）相关信息：入库时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。 3、保管事项
1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。
2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。www.shanpow.com_合同档案移交登记表。
3、做好库房清洁工作、八防工作（防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉），档案室须由专人进行管理。每天下班前要检查门窗是否锁好。
4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管；特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。 六、合同档案借阅规定
本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅：
1、内部查阅：即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。
需到合同管理员处填写《合同借阅登记簿》，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期等，归还时登记注销。
2、外借使用：即借阅人将合同资料原件带出公司使用
（1）由借阅人员在OA系统上发部门工作联系单，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期； （2）借阅人员科室领导审批；
（3）合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批；
（4）借阅人员将所借内容复印留底并保证及时归还（借阅期限一般为7天），并填写《合同借阅登记簿》；如需要延长借阅期限的，必须办理续借手续（续借手续即按同样的流程再申请一次）。
（5）合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作联系单并将合同归档。 七、合同档案保密规定
1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外转让和扩散。
2、库房门、窗必须牢固，工作人员进出档案室必须进行登记；非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。 八、生效情况
本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解释。
合同管理科
2011年5月10日
附表：
1、合同管理汇总登记表（总表） 概况及检索用
2、合同资料归档登记表（一级子表） 详细情况登记 3、合同资料流转登记表（一级子表） 详细情况登记 4、合同资料借阅登记表（一级子表） 详细情况登记 5、欠缺资料登记表（二级子表）-----即资料欠补详细情况 6、合同提交登记表（二级子表）-----即资料收取详细情况 7、合同修改登记表（二级子表）-----即合同修改资料情况 8、合同移交登记表（二级子表）-----即资料移交详细情况 9、合同借阅记录薄（二级子表）-----即资料借阅详细情况
10、合同内附记录（综合三级子表）-----单个合同内附入库、修改、补交、借阅详细情况
【四】:合同、档案、资料管理
合同、档案、资料管理
1. 目的
为了规范公司的档案管理，规避因档案不完整或缺失带来的法律风险，现对公司档案实行分级管理，对于重要档案要求严格控制。
2. 范围
适用于公司各类档案管理。
3. 定义
无
4. 职责
4.1. 法务监察部
4.1.1. 负责公司对合同管理全过程的规范性进行监督监察。
4.1.2. 负责各单位法律诉讼类档案的监管工作。
4.2. 行政人事部
4.2.1. 负责公司档案管理制度的制定工作。
4.2.2. 负责公司重要档案的保存、监管工作。
4.2.3. 负责对各单位档案管理的检查工作。
4.2.4. 负责合同预警的工作。
4.3. 总经办
4.3.1. 负责各层级合同的审批工作。
5. 工作程序
5.1. 档案分级管理
5.1.1. Ⅰ级（公司总部）：分为行政人事类档案、财务类档案、运营管理类
档案、法务监察类档案、工程类档案，详见《公司类档案目录汇总》。
5.1.2. Ⅱ级（项目）：项目档案为基层员工劳务派遣合同、返聘合同原件及
员工档案、工程移交资料、质保合同、工程维修、设备采购、工程
质保金、业主入住的有关资料、日常服务记录等，详见《项目档案
目录结构及归档范围》。
5.1.3. 各单位严格按照《档案责任管理人》中的要求保管。
5.2. 重要档案管理
5.2.1. 证照保管
5.2.1.1 公司证照由总部行政人事部保管存档。
5.2.1.2行政人事部建立更新《证照备案明细表》,每年3月至6月公司证照
年审完毕后，须将有效证照扫描保存至文档系统，行政人事部负责
检查备案。
5.2.2. 合同及档案资料管理
A. 合同管理
a. 需要签定合同的项目
a）. 收款合同类：经营收款总金额1000元以上必须签订合同。 b). 付款合同类：付款金额1万元以上必须签订合同。
B. 合同的草拟
a. 各类合同的草拟，实行归口管理、分级把关的原则，谁负责此项业务，由谁负责草拟合同。
b. 在草拟合同前，应对合同涉及的主要内容有一个全面的了解，包括
对方当事人的履约能力、信誉度、设备材料质量性能、市场行情等。 c. 所有合同在草拟时，必须确保符合国家法律规定，有规范文本的，要参照规范文本。
d. 公司日常行政管理中所涉及的活动需签定的合同，由负责草拟合同
人发起《合同（协议）审批表》按流程审批。
e. 合同联办按流程审批完成后方可签订。
C. 合同签订
a. 合同签订部门在提出《合同（协议）审批表》后，必须将对方公司
的《营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证》副本复印件；
若对方为个人时需要提交身份证复印件至公司行政人事部。
b. 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印
四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。双方均不得使用财务章或部门印章签订合同；若对方为个人时需要对方当事人签字按手印，并落款个人身份证号、联系方式。
d. 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印
四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。
e. 合同签订部门负责应将我公司签字盖章完毕的合同，在2个工作日
内传递给合同签订部门，由合同签订部门负责完成对方的签字盖章
手续办理工作。
f. 合同签订部门负责合同的传递。合同双方签字盖章完毕后，合同签
订部门必须将合同及时传递至行政人事部、财务管理部、合同内容涉及到的相关部门，并做好合同传递登记。
D. 合同执行
a. 合同执行中的日常管理原则是哪个部门经办，哪个部门管理。合同
内容涉及到的各部门是合同执行的第一责任部门，所有经营管理活动必须严格履行合同条款规定，如在执行过程中存在困难，可以要求合同签订部门进行支撑。负责管理合同的部门，要定期了解、检查合同执行情况，协调解决执行中的问题。根据需要，重要的经济、零星施工合同，在执行中须定期将合同执行情况，向总经理汇报。在合同执行过程中，凡涉及到合同条款的补充、修改，都必须按合同草拟签约的程序办理，任何个人都不得私自修改、补充合同条款和增减合同总造价。
b. 各部门提请已签订合同的业务审批事项时，必须将合同作为附件，
各级领导审批业务时，必须以合同为依据。
c. 各部门应有专人登记应收款台账并与财务管理部定期核对。 d. 总部综合管理部、品质部负责对合同执行情况的监督指导。
e. 财务管理部负责对经济合同执行情况的监督检查，所有经济合同收支
必须以合同条款为依据，对于不符合合同规定的付款可拒付。
f. 财务管理部应建立收款合同管理台账，并下发各相关部门执行。财务
管理部负责对台账登记人员进行定期培训，对台账登记的准确性、完整性、及时性进行监督检查
