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【一】:公文函签收表
工程
公文函（资料）签收表
【二】:接收函(模板)
用人单位接收函
（存根）
福建师范大学：
贵校 软件学院系（院） 2012届 软件工程 专业毕业生 已被我单位录用接收，正试用考察。特此证明。
用人单位全称（盖章）：
毕业生签名：
2011年 月 日
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用人单位接收函
福建师范大学：
贵校 软件学院系（院） 2012届 软件工程 专业毕业生 已被我单位录用接收，正试用考察。特此证明。
用人单位全称（盖章）：
毕业生签名：
2011年 月 日
附：用人单位联系方式
【三】:公文抄送格式范文3篇
抄送机关是机关公文的一项重要组成要素。主送机关与抄送机关是公文格式的重要内容。本文是学习啦小编为大家整理的，仅供参考。
公文抄送格式范文一：
关于“抄送”
1、抄送机关应使用机关的全称或规范化简称，标注位置在主题词之下抄送栏内，左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
2、公文的抄送是将文件在主送的同时发送给与公文有关需要知晓或遵照执行的单位，抄送单位是公文结构的组成部分。行政机关的公文使用抄送比较频繁，但由于抄送单位居于公文的文尾，所列单位不属于文件的主要或直接承办单位，在办文过程中往往容易被遗漏或处理不当，影响了文件贯彻执行的效果。为此，公文的抄送问题应给予足够的重视和恰当的把握。
一、抄送文件的适用范围
根据《国家行政机关公文处理办法》的规定和公文运用中的实际情况，抄送的适用范围主要有以下几个方面：
1.在上行文中，有三种情况：一是受双重或多重领导的机关向上级机关请示，在主送一个机关的情况下，将其他上级机关列为抄送机关;二是因特殊情况越级请示时，应当抄送被越过的上级机关;三是向有关上级机关或领导人报告情况时，可以抄送其他需要了解情况的领导或不相隶属的机关。
2.在平行文中，依照管理职权范围函复平级机关审批事项，涉及重要的政策性规定或执行面较广的，应抄送上级机关，必要时也应抄送相关的平级单位及本系统的所属机构。如省物价局依职权范围复函批准省交通厅提出的全省春运客运基准价格，应抄送省物价局的上级包括国家发展改革委、省人民政府，同时抄送给相关的省直单位，如省发展改革委、省经贸委等，并抄送给下级物价部门。
3.在下行文中，有三种情况：一是向下级制发生要行文，应当抄送上级机关、与文件内容有关联的平级机关;二是向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送该机关的另一上级机关;三是转发上级文件时，一般应抄送被转发的上级机关。
4.在联合发文时，如需抄送，应按照上述原则分别抄送各联合发文机关对应的上级、平级和下级机关。
二、抄送文件的作用与效力
1.备案作用。下级机关发文抄送上级机关，对下级机关来说，是反映情况、汇报工作，便于上级监督、指导，避免在重要决策上出现差错;对上级机关来说，便于了解和掌握下级机关的工作情况，统管全局，加强指导，还可作为决策的参考。
2.协调作用。受双重领导的，抄送非主送的领导机关，便于上级机关明确承办责任，避免相互推诿，同时也表示对非主送的有关领导机关的尊重;抄送平级机关，有利于与本单位业务相关的单位沟通情况、增进了解、协调工作，避免出台的政策相互矛盾，或因不通气而产生误会，影响文件贯彻落实。
3.告知作用。对发文机关而言，通过抄送形式将需要在有关单位知晓的事项告诉受文方，履行告知义务;对被抄送机关而言，通过接收抄送文件知晓发文的意图，便于了解情况或配合工作。
4.执行作用。抄送单位同样是公文的受文机关，现行国家行政机关公文处理办法第十条、第十三款规定：“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关”，明确了被抄送单位依照职能职权除享受有知情权外，还具有执行的义务，即当本地出现同样情况或需要时，也应按抄送文件中的规定执行，而不需就同样内容报请上级单位批准，抄送文件具有作为执行依据的法律效力。既非主送又非抄送的单位如需执行规定，应依照职能职权请示发文单位确定能否执行文件。如：省物价部门批复某市物价部门同意收取某项费用，则各市如遇到同样需要，都可按文件规定执行;如只批复一个市，没有抄送其他市的，其他市须另作请示。又如省物价部门函复解释或明确某市咨询的某项政策问题，被抄送的各市物价局都应按同一解释执行。
三、抄送文件的行文规则
使用抄送除遵守上述第一条列举的规则外，还应注意以下几点：
1.切忌乱抄乱送。发文机关要根据公文内容与性质、机关或领导人的职能职权及工作的需要、保密需要来确定抄送名单，少了不利于工作，过多过滥会使受文机关以及发文机关本身不胜负担。
2.抄报、抄送统一使用“抄送”。新的国家行政机关公文处理办法，已将过去区分抄报用于上级单位、抄送用于下级单位，改为统一使用抄送。至今仍有一些单位继续使用抄报，这是不符合现行行政机关公文处理规定的。
3.请示件要慎列抄送单位。一是不宜抄送下级机关;二是确实需要抄送平级单位的，也应严加控制抄送范围，因为上级未批准时，文件的内容尚未确定，还处于内部研究决策阶段，故不宜让信息扩散，否则会使工作被动甚至造成不良后果;三是有的单位为了争取领导重视，将请示件抄送许多上级领导，这样将影响上级单位正常的公文流转。
4.抄送的排列顺序。一般按机关性质和隶属关系掌握，依据国家、省、市级单位层次顺排，如确需抄送上级领导的，可先排个人，再排单位。
还需要指出的是，被抄送机关要妥善处理所收文件。只需知晓而无办理责任的被抄送机关应将文件送有关领导或业务人员了解文件内容;发现抄送文件有政策问题的，应及时将意见反馈发文机关;与本单位关系密切需要贯彻执行的，应将文件转入办文环节，并妥善保管文件以备使用。
公文抄送格式范文二：
公文中的“抄送”和“主送”还有“抄报”区分 抄报：是把文件在主要报送(一般文件主送单位要在开题写明，如：中共吉林大学党委组织部：根据……)主管部门的同时，向其他相关上级部门报知此事，以便于今后的工作。
抄送：是指把文件送与相关平级、下级部门，知会此事，便于信息共同，利于以前工作的结果沟通，当前工作进展协调和今后工作的步调一致等。
二者区别之关键在于一个“报”和“送”。
一、主送:
行文应当根据公文的内容及发文、收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关，上行文应当坚持一个主送机关的作法，不能多头主送。多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。确定上行文主送机关的规范是：
1.请示，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。
2.受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。
3.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名
义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
二、抄送
抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。
1.应当抄送的情况
(1)除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄送机关;
(2)向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关;
(3)上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关;
(4)下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关;
(5)上级机关越级向下级机关行文时，可以抄送受文机关的直接上级机关。
2.不应当抄送的情况
(1)请示不得抄送其下级机关;
(2)接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄、转送;
(3)凡与公文办理无关的单位一律不予抄送
公文抄送格式范文三：
行文机关根据其隶属关系、职权范围及公文的性质、内容，正确选择主送机关与抄送机关。
(一)关于主送
行文应当根据公文的内容及发文、收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关，上行文应当坚持一个主送机关的作法，不能多头主送。多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。确定上行文主送机关的规范是：
1.请示，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。
2.受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。
3.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
(二)关于抄送
抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。
1.应当抄送的情况
(1)除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄送机关;
(2)向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关;
(3)上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关;
(4)下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关;
(5)上级机关越级向下级机关行文时，可以抄送受文机关的直接上级机关。
2.不应当抄送的情况
(1)请示不得抄送其下级机关;
(2)接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄、转送;
(3)凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。
需要批复的上报文，必须有主送机关，且只能由主送机关，由主送机关批复后下发批复文件。如工程决算的请示。(一般我们没有抄报，由诸报部门牵头去落实，你抄报显示是一个兵对多个头，让他们分别批复，意见相左，让你自己为难!!) 比如年度总结之类的上报文不需要批复，可以有主送机关，同时可以抄送给你的有关系的上级机关部门。 如果是对自己单位下发文，则可以抄送到上级有关部门，让他们知道你的工作进度。
假设：A B(平行)
a1(管行政)，a2(管法务)(A的下级机关，平行关系)
A有一份行政性法规文件，那么：
主送机关：a1(明确告知其行政工作中的一些规定)
抄送机关：B，a2(让其知会有此一文，将来的工作能好配合)
抄报机关：听说现在已经开始渐渐不用了，如果一定要有，是指A还有一个上级机关，这份文件也需要让上级机关知道有此事，“抄报”需要批复的，有点尊敬的意思，但是现在开始都用抄送了。
参看《国家公务员制度》、《公务文书写作》
【四】:文秘公函写作格式与范文
文秘的主要工作之一是写作，本文为大家提供写作基础指导，欢迎大家阅读借鉴。
(一)含义、功用和性质
“函”，是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的公文文体。
这里的“函”，指公函，是商洽性公文，又称询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称“公函”，是正式文件，要单编发函号、按程序制发、归档;与日常事务中的“便函”，像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。
(二)类别
1.商洽、询问、请求批准的。
2.知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。
3.答复问题、回复请求的。
前两种是主动发出的，叫“发函”，后一种是受动答复的，叫“复函”。
(三)格式和写法
“函”的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。
1.函头：印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。
2.标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。
3.上款：受函机关或领导人。
4.正文：“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予×x是荷”，“望能同意”;“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函，如“×月×日××号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。
5.下款：发函机关，年月日，公章。
6.函尾：抄送机关。
(四)草拟公函应注意的问题
1.中心明确，不绕圈子。
2.因由清楚，不讲空话。
3.讲究礼貌，不来客套。
(五)例文简析
例文1：
关于拟派×××同志赴香港培训的函
××工委：
我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师×××赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。
妥否，请函示。
附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件)
× × 部
一九八六年×月×日
简析：
例文l是商洽工作请求批准的“发函”，因为不相隶属而又是主管单位，所以用“函”。正文只四句话。前三句为一段，说明原委及条件，后一句另起，很有礼貌地提出，要求批准。写“请函示”“请电示”皆可，因为是不相隶属的关系。下面是附件备查。写得明白利落。
例文2(见下页)：
国家档案局办公室、轻工业部办公厅关于推荐两种圆珠笔油墨用于书写文件的函
各省、自治区、直辖市党委和人民政府办公厅、各省、自治区、直辖市档案局、档案馆，中央、国家机关办公厅(室)，中央档案馆、中国第一、第二历史档案馆：
1983年5月30日，国家档案局就两种圆珠笔油墨可以用于书写文件的问题，向中央办公厅、国务院办公厅作了报告，两厅领导批示同意。现将报告转发给你们，请研究并逐步推荐使用322(黑)、424(纯蓝)油墨灌注的笔芯，以利今后档案的耐久保存。其中，用322黑油墨书写的文件，更适合复印和缩微摄影。
关于两种圆珠笔芯的生产安排、商标设计等事项，轻工业部一轻局已于1983年12月9日函告有关单位，现将一轻局的函一并发去，供参考。
附件：1.国家档案局《关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件的报告》;2.轻工业部一轻局第22号函。(略)
国家档案局办公室轻工业部办公厅
1984年元月24日
简析：
例文2是知照性发函，主动告知事项而不必复函的。标题三部、发函机关、事由和文种。上款收函单位多个用笼统式写法配合具体单位。正文，主动告知关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件事情的来龙去脉、推荐使用，将报告批件转发去;接着两种圆珠笔芯的生产、商标等事项由生产主管部门函告有关单位，将函一饼转去。结论为“供参考”，很得当。把两份文件作为附件，注明在函末。最后是落款、单位和日期。www.shanpow.com_公文收函。
例文3：
国务院办公厅关于悬挂国徽等问题 给XX省人民政府办公厅的复函
XX省人民政府：
一九八。年六月三日电悉。关于县以上地方各级人民政府悬挂国徽和挂机关名称牌子问题答复如下：
一、县以上地方各级人民政府都悬挂中华人民共和国国徽。
二、省、自治区、直辖市人民政府悬挂的国徽，直径为八十公分;自治州、县、自治县、市、市辖区人民政府及地区行政公署悬挂的国徽，直径为六十公分。
三、县以上各级人民政府悬挂的国徽由国务院统一制发。
四、国徽一般应悬挂于机关正门上方正中处。
五、县以上地方各级人民政府的建制，由于行政区划的改变等原因而发生改变时，应将不需要的国徽缴回制发机关。
六、县以上地方各级人民政府应在机关正门挂出写有机关法定名称的牌子。行政公署挂的牌子上不冠省(自治区)的名称;自治州、县、自治县、市人民政府挂的牌子上不冠省(自治区、直辖区)的名称;市辖区人民政府挂的牌子上冠市的名称;民族自治地方人民政府挂的牌子上应书写汉文和当地通用的民族文字。
牌子的大小根据建筑物的大小确定，不作统一规定。牌子为白底黑字，可以竖写或横写，由县以上地方各级人民政府自行制作。
中华人民共和国国务院
一九八o年七月七日
简析：
例文3是“复函”。正文开头写来电已悉，概括指明请示询问的内容，即针对答复的范围，以“答复如下”引出答复的主体，主体分六方面完备地说明了涉及事项的政策、规定。前五条关于悬挂国徽的，包括哪级政府悬挂，哪级挂多大的，由谁制发，挂在何处和建制变动如何处置。第六条答复政府牌子的写、挂、制作问题，是标题上“等问题”的内容。答复已完，函文亦止。
(通用公文部分，选录自孙乃沅：《干部写作讲义》，中央党校出版社1986年版与】997年版.个别地方作了调整修订)
在机关应用文章的三类中，除专用公文是在专门机关、领域中使用外，一般机关里用的就是通用公文和日用公文。而日常处理公务时，不可能也不必要时时、事事正式发文、使用正式公文，而更多的是使用处理日常事务、交流信息情报的简便的日用公文，即“机关日常事务文书”。要说明的一点是，这里并不是指有以机关名义发的，有以机关的办公厅、办公室名义发的等，像“中发”与“中办发”，“国发”与“国办发”等等，它们都是正式公文;而是专指另外一类机关应用文体。这一类应用文章在机关中使用频率高、作用广泛、手续简便，在文字工作中占很大比重。使用得当、写得好，有助于提高效率、推动工作;粗制滥造、作表面文章，往往会堆成文山，成为费时无益的“肮脏的废纸”，甚至成为官僚主义、不正之风的藏身之地。现在有很多干部不大重视这些日常事务文书的写作，不用心、不把关，把滥写滥发视为当然;又认为它没有学头，没有写头，觉得谁都能对付、不肯刻意为之，写出来也就没有看头了。其实它在机关工作中具有重要作用和独特的意义，领导干部和文秘干部必须懂得它，把握它的特殊规律、写好它，让它在机关工作中充分发挥作用。
【五】:公司文件管理规定范文3篇
公司文件管理规定旨在提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。下面是公司文件管理细则，欢迎参阅。
公司文件管理规定范文1
1. 总则
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
2. 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。
3. 收文的管理
3.1 公文的签收
3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3.1.2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
3.2 公文的编号保管
3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。
3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。
www.shanpow.com_公文收函。 3.3 公文的阅批与分转
3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。
3.3.2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉
及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3.3.3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。www.shanpow.com_公文收函。
3.4 文件的传阅与催办
3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3.4.2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.4.3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
3.4.4 文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。
3.4.5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
3.4.6 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。
4. 发文的管理
4.1 发文的规定
4.1.1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
4.1.2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。
4.1.3 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。
4.2 发文的范围
4.2.1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
4.2.2 公司下发文件主要用于： ① 公布公司规章制度;
② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件; ③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项;
④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
⑤ 发布有关奖惩决定和通报; ⑥ 其他有关公司的重大事项。
4.2.3 公司上行文、外发文主要用于：
① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
4.2.4 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
4.2.5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。
4.2.6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。
5.文件的立卷与归档 5.1 文件的归档范围
5.1.1 凡下列文件统一分别由两办负责归档： ① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复;
② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;
③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;
④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
⑤ 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果;
⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材
料等;
⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;
⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;
⑨ 公司日志和大事记;
⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
5.1.2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
5.2 立卷要求
5.2.1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
5.2.2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
5.2.3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
5.2.4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。
6. 文件的销毁
6.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
6.2 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
公司文件管理规定范文2
为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例，本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。
第一条 公文的种类
一、决定、决议类
1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。
2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
二、通知、通报类
1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。
2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。
三、报告、请示类
凡上行文均使用呈批呈阅件。其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”;向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。
四、公函类
对外商洽工作、询问和答复，用“函”。
五、会议纪要
记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。
第二条 公文的格式
一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。
一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。如：公司××部关于××××的通知。
二、发文字号。
(一)发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。
(二)公司级文件。
1、使用“上发”字的，仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。
2、使用“上(*)发”字的，特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发，但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。
3、使用“上(*)发”字的，若为几个部门联合发文，则只标明主办部门发文字号，并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字。如财务部和服务部联合发文，主办单位为服务部的公司级文件发文字号为：
(三)部门文件不使用公司字号，直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文件主要用于部门内部管理事务，以下情况不得以部门文件下发：涉及规章制度类文件;涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件，需见股份公司批文，并以公司级文件形式由总经理本人直接签发;涉及奖惩的文件;涉及其他部门的文件。
三、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节 放假 通知”。
四、公文一律加盖印章，并应注明签发人。
五、加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明(此页无正文)。
六、公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”;平行文用“主送、抄送”字样。轮流传看一份文件，应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式。
七、密级公文应分别标明“秘密”字样，是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。
八、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。
九、文件页面标准格式(附件1-1、1-2、1-3)。
第三条 行文规则
一、公司各部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。
二、公司各部门可以联合行文。
三、公司所属各部门不得越级请示。
四、请示的公文一般应一文一事。
第五条 起草公文要求。
一、起草必须使用办公室统一的文件格式。
二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。
三、凡以“上(*)发”字号发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。各部门发出的公文由部门经理审核，报办公室备案存档。
四、公文用印应填写用印登记，经相关领导签批后，办公室方可办理。部门自行用印，应建立登记制度，办公室将随时不定期进行检查。
五、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
第六条 收文处理程序。
一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况(收文登记、文件编号、传阅追踪记录等)。
二、对需要催办的文件，要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况，填妥收文处理笺向发文部门复命。
三、公文办理完毕，主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。
四、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文，一律由办公室呈报，其处理程序见“第六条 收文处理程序”。
第七条 公文立卷、销毁。
一、与公司经营活动有关的上级机关来文，重要会议文件资料，经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。
二、公司各相关单位应在当年三月三十日前，将上年度应当立卷归档的材料收集整理后，向办公室集中移交。
三、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后，采取年度—组织机构—档案内容的分类编目方法，进行整理立卷。
四、没有存档价值和存查必要的公文，应由办公室列出清单，征求业务部门意见后，经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件，要指定专人(两人以上)监销，监销人应在销毁文件清册上签名。
公司文件管理规定范文3
1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。
3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。
4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。
5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：
5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编;“制度”一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明确;“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项;
5.3人事通知 适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。
5.4工作报告 适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。
5.5会议纪要 适用于公司各级会议进行的记录的文件。
5.6对外发函 适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。
5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。
5.10批复：答复请示事项用“批复”。
6.文件格式：
6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式; 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。
6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成;
6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行;标题下方靠右为发文编号;发文编号与正文之间可空一行;正文中小标题可使用粗体;章节段落之间可空一行;文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行;有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。
6.5发文字号包括代号、年号、顺序号;公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。
6.5.1公司级发文 瑞普 总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文 瑞普 人字【XXXX】XXX号
6.5.3总裁办发文 瑞普 办字【XXXX】XXX号
6.5.4财务部发文 瑞普 财字【XXXX】XXX号
6.5.5研发部发文 瑞普 研字【XXXX】XXX号
6.5.6质管部发文 瑞普 质字【XXXX】XXX号
6.5.7营销中心发文 瑞普 销字【XXXX】XXX号
6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。
6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。
6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。
6.9具体要求：
6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容;
6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。
例：一.
(一) 1、 (1) 2、 (1)„„
或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„
6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词;
6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式;
6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚;实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范;
6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。
7.收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》;
7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
7.3文书处理工作：
7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序;
7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表;
8.发文：
8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下： 公司内部发文：
拟稿人→核稿人：部门主管领导(经理、总监)审核→公司主管领导(总监、副总裁)核准→编号→打印→盖章(签字)→发文→备案 对外发文：
拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章(签字)→发文→备案
9.附则：
9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办;
9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发;
9.3本制度自下发之日起生效。
9.4附相关支持性文件。
9.4.1文件页面格式
9.4.2文件阅办单
9.4.3公文拟稿纸
9.4.4标题格式
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