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发文的格式及范文【一】:2013年规范发文格式
2013年新版归范发文格式
根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合印的《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号、《党政机关公文标准》2012版等文件精神，为进一步规划行文格式，现将有关事项通知如下：
一、页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
字体和字号：公文格式各要素一般用3号仿宋体字。
二、行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。
装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90
份号
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行
三、密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当臵于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布
四、发文字号
编排在发文机关标志下空二行位臵，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“??”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
五、签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位臵。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
六、版头中的分隔线
发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线
七、标题
一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
八、主送机关
编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
九、正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
十、附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；www.shanpow.com_发文的格式及范文。
附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
十一、加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
十二、成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
十三、特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决
十四、版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
十五、抄送机关
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关臵于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
十六、印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
十七、页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
发文的格式及范文【二】:发文格式
发文格式：
1、页面设置，上3.2，下3，左右2.8
2、段落30www.shanpow.com_发文的格式及范文。
3、题目中间
4、正文3号文星仿宋
5、首行缩进
页码，居中，宋体小四
6、不要孤行控制
7、（），要中文状态的
8、题目，方正标宋
- 1 -
发文的格式及范文【三】:发文格式
公文标准化范本
空1 行
公文写作基础知识一级小标题：
3号黑体 空1行
2号小标宋 居中
3号仿宋
报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。
二、请示与报告的区别
“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别：
“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”3号楷体加粗
是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。
二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。
三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。
四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。
五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级送，“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。
六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。
七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。
八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。
-2- .
管国库集中支付局、国库股；
孙国友 党组成员、副局长。主管国有资产经营管理及政府融资工作，分管资产管理股、国资和城建投公司；
谭文斌 党组成员、副局长。主管机关财务、后勤保障，分管文行股、后勤中心；
二○○九年二月十六日□□□□
空4行或3行www.shanpow.com_发文的格式及范文。
奇偶页码对齐
-2- .
正常开展，特申请解决办公设施及应急救援器材购置经费30万元，
-1- .
发文的格式及范文【四】:发文格式模版及说明
文头部分
正文部分
红色反线，156mm
空2行
2号小标宋体
事由
空1行
□□×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
一、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（一）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
1、×××××××××××××××××××××××××××（1）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
①××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
3
号 仿 宋
××××××××××。
特此通知。
空一行
□□附件： 1.××××××××
2.
附件仅一件时，不写件号，附件名称后面不用标点符号，3号仿宋
上不压正文， 下压成文时间
O一O□□□
3号仿宋体
3号黑体
版
3号小标宋
□主送：集团总裁室，集团办公室，集团各部门 □抄送：集团各子公司
□福建祥鸿集团 2010年1月1日印发□
共印XX份
3
号 仿 宋
记部
分
版记可放在附件的最后
4号仿宋
发文格式说明
1、 文头部分
（1） 文头：集团发文统一套用印有“福建祥鸿集团”红色字样的文头纸（页边距为左
右各3cm ,上下各2.7cm），文头纸由集团办公室统一印制。
（2） 发文字号（简称文号）：由“集团部门代字+〔年份〕+序号”组成，用3号仿宋
体居中排放，其中年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不可编为01）；不可搭配虚字，如“第”、“字”。
2、 正文部分
（1） 标题：完整的标题由发文部门、事由、文种三部分组成。
（2） 标题的事由部分习惯由介词“关于”和表达发文主要内容的词组组成，事由应当
准确简练，概括出发文的主要内容，如“关于对张三同志的聘任通知”，标题字体用2号小标宋体居中。
（3） 发文标题一般不加书名号，如果是批转性发文，就要对转原件的标题加书名号，
如“关于转发《纺织行业2010年发展规划》的通知”。
（4） 主送机关：是发文的主要对象，与抄报和抄送共同构成受文机关。主送机关是发
文递送的对象，也是发文机关要求接受和处理、承办这份发文的机关。其位置在标题下空1行左侧顶格，使用3号仿宋体标明，其后加全角冒号“：”，主送机关名称可写全称或规范化简称、统称。
注：集团内部使用、周知性发文，如公告、通告等，可不标识主送机关。
（5） 正文：是发文的核心部分，正文由开头、主体、结语三个环节构成。开头交代发
文的根据、目的和原因，说明文件的重要性，主体是交代发文事项和要求，应简明扼要、层次分明、文理通顺，注意内在的逻辑性、突出重点。结语因内容的不
同而有所差异。有习惯用语式，如“特此通知”、“特此公告”，提出要求的，如“请遵照执行”、“请批示”、“请指示”等，正文用3号仿宋体，正文版式为每页22行，每行28个字符。
（6） 正文中的数字用阿拉伯数字，计量单位的标注要符合国家标准和国际惯例，如：
吨、公斤等，在正文中引用其它发文时应先引标题，后用括号标注发文字号。
（7） 正文中小标题序号和字体规范：
（8） 附件：附件是随文而发的文件、材料，对正文起补充、说明和印证作用，附件因
正文需要而设。在正文换页之后，版记之前，正文落款之前标注“附：?”,字体用3号仿宋。当附件不只一个时，要写明件号，如“附件：1.? ”，附件名称后不使用标点符号。
（9） 发文机关：即落款、署名，是发文的法定部门，一般以全称或规范化简称写在文
尾的右下侧，用3号仿宋体。
（10） 发文时间：就是落款日期，应以领导人签发或会议通过的时间为准，如果是联合
行文，以领导最后签发日期为准，时间用汉字标注，零写为“O”,如“二O一O年一月一日”，发文日期用3号仿宋体。
（11） 印章：除会议纪要外的发文，都要加盖发文部门印章，联合上报的非法规性文件，
由主办机关加盖印章；联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章，印章应盖在年月日上方中间，要求“上不压正文，下压发文时间”。
3、 版记部分
（1） 主题词：说明发文内容核心的，要用能说明问题的、起关键作用的规范化名词或
名词性词组来表述，选择顺序为“类别词——类属词——文种”，一般不超过5个。“主题词”三字用3号黑体，后加冒号，主题词内容用3号小标宋。
（2） 主送和抄送：是指所发文所涉及的企业、部门，有的是需要协助办理的，有的是
需要了解、知晓发文内容的，有的是为了备案的。要根据发文内容和部门的隶属关系及职权范围来确定，应当使用全称或者规范化简称，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。
（3） 主送即收受公文，并对公文负主办或责任的部门。抄送是指收受公文需了解发文
内容而不需承担主办或答复责任的企业或部门。
（4） 主送和抄送的对象顺序为：先外、后内；先上级、再平级、后下级。对外发文的
抄送顺序为 ：党委，人大，政府，政协，群团，民主党派，事业，企业，其他。 注：发文不能抄送给个人，抄送给上级单位后，不能再抄送给上级单位的内设机构。
（5） 抄报：抄送与抄报的区别是抄送用于平级和不相隶属的机关，抄报用于上级机关
和其领导人。位置在主题词以下，版记两条黑线中间的区域，抄报与抄送同时使用时“抄报在上，抄送居下”。
（6） 印制版记：是指对印制文件部门、印制时间、印制份数的说明，位于抄送机关之
下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置，印制时间后加“印发”（上行文加“印”）字样后右对齐，用3号仿宋体，印制时间下用4号仿宋字体标注 “共印X份”。
集团各子公司可参照以上发文格式模版及说明，规范发文工作。
福建祥鸿集团 2010年11月5日
发文的格式及范文【五】:公文的写作格式及范文大全
下面是提供的公文的写作格式及范文大全，欢迎阅读。
公文的写作格式及范文大全
一般来说，文书写作主要包括公文写作、经济写作、广告写作、科技写作、法律写作、军事写作、新闻写作、日常应用文写作等，可以大致归纳为三个方面：商务文书写作、法律文书写作和军用文书写作。随着计算机以及网络技术的兴起与发展，文书写作被注入了新的内容，一名21世纪信息化时代的文书写作人员，必须适应高速运转的现代化社会的需要，积极采用各种先进方法提高写作效率和质量，包括在电脑上利用文书模板，使用文书自动写作软件等。
公文格式 (函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之一
函的写作格式
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。
①标题
一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**(事由)的函》;复函为《关于**(答复事项)的复函》。
②正文
一般包括三层：简要介绍背景情况;商洽、询问、答复的事项和问题;希望和要求，如："务希研究承复"，敬请大力支持为盼"等。
函的写作范例一
四川省电力工业局关于在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函
广元市人民政府:
宝珠寺水电站于1996年10月开始蓄水,1996年年底首台机组投产发电,水库已基本形成。据了解,目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行,现将我局有关意见函告如下。
一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款,四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程。
四川省电力工业局既是宝珠寺水电站工程的业主,又是工程主管部门。按照国家有关基本建设"谁投资,谁受益",的原则,四川省电力工业局拥有宝珠寺水电站工程(包括水库)的管理权和开发权,宝珠寺水电厂直接受四川省电力工业局领导,是宝珠寺水电站工程管理和开发的直接主体。尽管如此,为支持库区移民发展生产,根据《四川省大型水电工程建设征地补偿和移民安置办法》第三十条"大型电站形成后的水面和消落区,在服从工程管理机构的统一指挥、管理、调度和保证工程安全的前提下,由当地县级以上人民政府统筹组织移民优先开发利用"和水利电力部颁发的《水利水电工程管理条例》第二十三条"开展综合经营事业,应由工程管理单位统一规划。可由工程管理单位自营,也可以与有关单位签订经济合同,进行协作或联合经营,应注意有关社队利益,搞好团结和生产"的精神,我局原则同意当地县级以上人民政府统筹组织库区移民对宝珠寺水电站库区进行适当开发,但任何开发活动必须服从宝珠寺水电厂的统一规划,并与宝珠寺水电厂签订有关经济、安全、责任方面的协议。
二、根据国务院颁发的《水库大坝安全管理条例》第十条"兴建大坝时,建设单位应当按照批准的设计,提请县级以上人民政府依照国家规定划定管理和保护范围"的规定,宝珠寺水电站应划定管理和保护范围。但宝珠寺水电站首台机组刚投产,大坝未全部建成,大坝管理和保护范围尚未划定,依照批准设计和国家有关规定,大坝上游3-5公里,以及整个库区征地线以下,属大坝管理和保护范围。
根据《水库大坝安全管理条例》第十七条"在大坝管理和保护范围内修建码头、鱼塘的,须经大坝主管部门批准"和《水利水电工程管理条例》第十一条"确有必要在水利水电工程保护范围内进行建设等活动,应征得水利电力主管机关的同意"的规定,任何单位在宝珠寺水电站大坝管理和保护范围内进行开发活动,必须经四川省电力局批准后方可实施,未经我局批准擅自在大坝保护和管理范围内搞开发,都是违反国务院规定的。
三、凡是在水库以内的任何开发和经营活动,必须服从宝珠寺水电厂对水库的统一运用调度,不得影响水库的安全运行。库区的利用应在服从电厂的统一规划的前提下统筹规划,有计划、有组织地进行。
以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。
四川省电力工业局(盖章)
X X年x月X日
函的写作范例2
关于鄂穗两地携手联合打捞"中山舰"的函
湖北省人民政府：
现沉于长江金口赤矾山江底的"中山舰"，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。
"中山舰"是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加"保卫大武汉会战"时被日军炸沉。尽快打捞"中山舰"，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。
由于"中山舰"在广州的时间长达21年，且围绕"中山舰"的几次主要历史事件都发生在广州。因此，"中山舰"是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函.希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞"中山舰"，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究.提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。
专此函达，请答复。
广州市人民政府(盖章)
XX年x月X日
公文格式 (函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之二
通知格式：(指示性通知)
北京积水潭医院关于××××××的通知
积医(2001)01号
各科室：
××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××。
北京积水潭医院
二○○五年三月十日
函的写作范例1(指示性通知)
国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知
国发(1996)×号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:
改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。
中华人民共和国国务院
一九九六年十二月十六日
发文的格式及范文【六】:公文格式及行文规则
公文格式及行文规则
【1】
作为一种特定体式的文体，公文在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。正因为如此，规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且也有利于提高工作效率，保证政令畅通。同时，对于我们国家工作人员来讲，能够熟练、正确的制作公文、处理公文，也是个人能力和基本素质的一种体现。
公文中的要素主要为：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。
为了配合《国家行政机关公文处理办法》，国家质量技术监督局 1999年12月27日 发布了《国家行政机关公文格式》，这个标准不是由政府行政文秘部门发布的，而是由质量技术监督局发布，是一种强制性的标准，其中对公文格式、公文纸张的纸型、厚度、透明度等等都做了详细的规定。
这个格式规定，公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即 156mm ) 以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。下面，对公文各要素和标识作一简单介绍。
一、眉首部分
主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。
1.公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。(但是这个我们市一级没有执行，只是在收文的时候标号，但中央一级的很多公文都有份数的序号)
2.秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
3.紧急程度。急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
4.发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“锦州市人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称(此类为便函类发文文头)。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘 25mm 处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm 处。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX 15m 。。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。
5.发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如“锦财发〔2010〕82号”，“锦财发”指发文机关代字，“ 〔2010〕 ”指年份，“ 82号”指发文序号。整个意思就是锦州市财政局在2010年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。
6.签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人姓名居右空l字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为 4mm 。
二、主体部分
主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。
1.公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《锦州市财政局关于开展公务员基本功培训活动的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。
2.主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式;下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各县(市)区财政局”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。
3.公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
4.附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
5.成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写(“零”写为“ 0” )。成文时间标识时，右边要空4字。
6.发文机关印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文 2mm ～ 4mm 。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm 。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
7.附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
三、版记部分
主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。
1.主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后;在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。(目前我们的主题词使用很成问题)
2.抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄
