【www.shanpow.com--学生评语】
【一】:建设工程电子档案接收标准
泰州市建设工程电子档案
1 基本规定
1.1 建设工程电子档案的形成、保管单位应建立严格的管理制度，采取相应技术措施，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。
1.2 城建档案行政主管部门应当加强对本地区建设工程档案管理工作的监督与指导。 1.3 对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，按规定向当地城建档案馆(室)移交纸质档案的同时移交电子档案。
1.4 建设单位应督促参建各方收集、整理好各自产生的电子文件，并在工程竣工验收前进行汇总和整理。
1.5 需向城建档案馆报送的建设工程电子档案由应由建设单位负责牵头进行自检，经有关单位自行验收，认为基本齐全、真实，符合有关规定后，方可报请进行工程档案专项验收。 1.6 建设工程电子文件的归档内容应符合《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328的规定，宜做到与纸质档案一一对应，保证电子文件的真实性、完整性和有效性。
1.7 城建档案馆应根据建设单位提交的《建设工程电子档案自检表》的审核意见，对报送的建设工程电子档案进行审查，不合要求的不予接收。
2 电子文件格式与转化
2.1归档电子文件格式要求
2.1.1 归档的电子文件的存储应采用通用格式。通用格式应符合表2.1的规定。
2.1.2 用文字处理技术形成的文本电子文件、表格文件，用计算机绘图等设备形成的图形电子文件、用施工管理系统产生的施工技术统一用表等电子文件应一律转为PDF格式。 2.1.3 原文件为纸质文件，通过由扫描仪获得的图像电子文件时，按下列规定数字化： 1 采用黑白二值模式，分辨率200dpi，TIFF group 4格式，或直接扫描成PDF格式； 2 采用彩色模式，分辨率200dpi，JPEG格式，中等以上压缩，或直接扫描成PDF格式。 2.1.4 对用视频或多媒体设备形成的视频和多媒体电子文件以MPEG-2、AVI为通用格式。 2.1.5 对用音频设备形成的音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
表2.1 各类电子文件的归档格式
2.2 文件格式转化要求
2.2.1 一份多页文件制作、转化为一个PDF文件，即每一份文件形成一个电子文件。 2.2.2 DWG图转换为PDF格式时，一张图纸对应一个电子文件；一个电子文件对应一张图纸，不允许一个电子文件对应多张图纸。
2.2.3 每个电子文件都不应设密码。每个电子文件都应该有完整的标题栏和边框，标题栏内容应签署完整，电子文件与相应纸质文件的内容必须保持一致。
2.2.4 PDF文件尺寸必须与实际图纸的尺寸一致，即全尺寸文件，其有效内容须扩充至设定面积，以保证电子文件及还原后纸质文件的清晰。 2.2.5 数字签名等宜签注在转换后、准备归档的文件上。
2.2.6 PDF文件必须在“ADOBE Acrobat Reader”环境下可正常打开、打印。
3 电子档案的整理
3.1 建设工程电子档案整理原则
3.0.1 建设工程电子档案整理应遵循建设工程文件的自然形成规律，保持文件的有机联系，便于电子档案的保管、查询和利用。
3.0.2 一个建设项目由多个单位工程组成时，电子档案应按单位工程组成保管单位。
3.0.3 建设工程电子档案整理和组成保管单位应充分考虑对应的纸质档案整理的方法与要求，参照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）的立卷要求与方法的规定执行。
3.2 电子案卷的整理
3.2.1 电子案卷的命名按下列规定执行：
1 电子案卷的名称由序号+案卷名称组成；
2 序号为本电子案卷在该工程电子档案中排列的次序，用4位阿拉伯数字表示，不足位数的序号必须用0补齐，如:0005；
3 案卷名称应与纸质案卷名称相一致；
3.2.2 每个电子案卷中应有该卷内文件目录，命名规则为“0000文件目录”，格式为XLS，排列在该卷电子文件之前。电子文件目录见表3.2。 表3.2 电子文件目录
3.3 建设工程电子档案结构
3.3.1 建设工程电子档案整理后应形成如下逻辑结构：www.shanpow.com_工程电子档案。
3.3.2 每个项目电子档案中应有该项目的电子案卷目录。
3.3.3 电子案卷目录命名为“0000电子案卷目录”，格式为XLS，排列在该项目电子案卷之前。
3.3.4 每个项目电子档案中的电子案卷依照电子案卷目录顺序排列。电子案卷目录宜与相应的电子案卷建立链接。
3.3.5 该项目中所有电子案卷依次填写。如：XXX工程的案卷目录：
4 电子档案移交载体与要求
4.1 移交载体
4.1.1 归档电子档案存储载体应采用CD-R、DVD+R或者DVD-R一次写入光盘。 4.1.2 在选用电子档案归档用光盘时应选择质量和信誉度都较好的光盘。
4.2 光盘刻录要求
4.2.1 光盘的刻录应用配置较高的计算机和兼容性好的刻录机进行刻录工作。
4.2.2 刻录前要对光盘进行检测，以确保光盘的质量；对被刻录数据文件要事先进行查杀电脑病毒的工作，防止病毒程序通过刻录光盘进行交叉传染； 4.2.3 光盘的刻录速度以控制在12X-24X之间为宜：
4.2.4 刻录机要在通风良好的环境中工作，且工作时间不宜过长，刻录机内部温度要控制在15℃-30℃之间；
4.2.5 光盘刻录完成后，要进行刻录质量验证，确保光盘档案的质量和信息的完整性。 4.2.6 光盘应按如下逻辑结构刻录：
【二】:浅谈建设工程电子档案的特点与管理
摘要：本文以房屋建筑工程电子档案管理为实例，通过阐述建设工程电子档案的特点，探研
关键词：建设工程；电子档案；管理
随着科学技术的迅猛发展信息时代的到来，现代通讯技术及网络技术的应用已渗透到各个领域，建设工程档案的电子化和信息化将成为必然趋势。在实际工作中，运用现代电子技术能大大提高人们的工作效率和工作质量，促使档案管理的根本性变革，因此，实际工作中建设工程电子文件是建设工程电子档案管理的一项重要内容，充分认识工程电子文件的特点对于我们做好建设工程电子文件管理工作，维护工程电子档案齐全、完整、准确、系统，都是十分必要的。
1建设工程电子档案的特点
建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、
处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子档案是指按照规程编制、经过验收合格并归档的电子文件的集合。建设工程电子档案是档案的一种，具有档案的一般特性，即原始记录性。同时，又具有不同于其他档案的特性，即专业性、成套性等，根据房屋建筑工程电子档案的特点，归纳起来有“七性”。www.shanpow.com_工程电子档案。
1.1专业性
任何一项科技生产活动都是在一定的专业范围内进行的，建设工程档案涉及的专业技术活动包括了工程勘察、设计、施工等专业，涉及到工程地质、水文地质、勘探、测绘、水文、土建施工、设备及管线安装施工、电气仪表安装施工、设备管理等。房屋建筑工程竣工电子档案也涉及多个专业，包括地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑设备安装等专业。每个专业及其施工、竣工过程中形成的电子文件是特定专业技术活动的成果，具有鲜明的专业性特征，不同专业的技术文件不能混淆在一起。www.shanpow.com_工程电子档案。
由于使用中不统一，因此，电子文件在归档时应同时考虑各专业的特点。
1.2成套性
建设工程档案形成于整个建设项目，贯穿从设计、施工到竣工的所有专业技术活动，反映了建设项目从调研、可行性评估、审批、计划、勘测、施工、竣工等专业的内容，其档案记载反映了建设项目活动的全部过程和成果。房屋建筑工程电子档案是按照独立工程项目组成的一套完整、准确、系统的电子档案，它包括建设项目各专业在施工、竣工过程中形成的图纸、表格、文件材料等。
1.3阶段性
以工程建设项目为单位进行施工，有一定的基本程序，分为施工组织设计、变更设计、工程施工、工程试验、竣工验收等阶段。每一阶段都形成大量的电子文件，它们之间既有密不可分的有机联系，又有明显的阶段区分。阶段性的特点要求归档时必须与纸质档案一样进行整理分类。
1.4动态性
工程从开工、建设、验收，一直处于动态之中。在施工过程中经常出现变更设计，需要对施工设计文件进行修改和补充，以适应施工要求。这种修改的动态性要求纸质文件与电子文件的修改同时进行，做到图物相符，才能保证电子档案与纸质档案内容的一致性。
1.5依赖性
建设项目电子文件与其他电子文件一样是计算机生成和读取且用数字代码记录信息的，其归档和形成的电子档案也同样依赖于计算机系统，包括计算机硬件，由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”，将无法对电子文件进行传递和管理。
1.6分离性
计算机系统中信息的相对独立性使得对信息的修改十分容易，而且修改之后不显示任何改动过的痕迹。同纸质档案相比，电子档案的显著特点是：内容与载体可分离，易于修改、复制且不具备直观性，易于伪造仿制以至真假难辨。因此，归档的电子文件要做特殊技术处理，以确保其凭证效力。
1.7寿命的不确定性
与纸质档案不同，电子文件的载体脆弱、不稳定，信息载体依赖于一定的硬件和软件技术，一旦该技术过时，数字载体信息就无法读出，其寿命也无法保证。因此，电子档案保护技术和措施尤为重要，档案人员应针对其特点，结合纸质档案的管理方法，对电子档案采取必要的保护措施。
2工程电子档案的归档要求
2.1归档时间
建设单位应负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程电子文件的形成、积累和立卷归档工作，
确保文件的齐全完整。工程建设项目应在工程竣工验收备案后三个月内，将竣工纸质文件和电子文件一并向各级档案部门移交，并附有电子文件目录及说明。
2.2归档范围
建设工程电子文件归档范围，应依据纸质工程文件的归档内容，整理与纸质档案完全一致的电子档案。一是文本文件，包括重要的可行性研究报告、施工组织设计、沉降评估咨询报告、竣工验收报告等；二是CAD图样文件，包括全套施工设计图纸文件、变更设计、竣工形成的图纸文件及扫描后的图片等；三是各种检测文件，包括产品质量证明文件，原材料、质检站的各项检验检测报告等；四是各类表格文件，包括分部、分项工程质量验收记录、隐蔽工程质量验收记录、竣工验收报告等。
2.3归档方式
可分为网上和介质移交。网上移交是指有条件的地方在移交单位开通网络技术的前提下，工程项目负责人向档案部门传输电子文件；介质移交不通过网络传输，归档时将电子文件拷贝后刻录在光盘上移交给档案部门。
3工程电子档案的管理
建设工程电子档案与传统的纸质档案相比其易损性大，在保管上要求更加严格，为此应注意以下六点：
3.1电子档案的介质要求
电子档案应使用较高质量的光盘作为存储介质，质量不好的存储介质可能影响甚至危害电子档案信息的安全，作为长期保存的工程项目电子档案的存贮介质应选择高质量的CD铜质光盘。铜质光盘的保存期为80 a以上，一般光盘的保存期仅为7 a左右。铜质CD盘可以在任何硬件和软件中通用且存贮费用低、容量大、寿命长、读取速度快。
3.2控制好温湿度
不要让光盘接触热源，光盘的盘基主要成分是聚碳酸脂，在接触热源后，会同塑料一样发生变形。为防止不适宜的温湿度对光盘载体的危害，一般要求环境温度在17～20 °C左右，
湿度在35%～45%左右。高温、潮湿的环境会影响光盘的性能和寿命。
3.3防止光盘损伤
要对光盘的反射层加强保护，如果反射层损伤，激光无法反射到光驱的光敏探头，信息也就无法读入计算机。
3.4专柜保管
光盘裸露在空气中或阳光，会导致光盘逐渐老化，反射层的铝也会在空气中氧化，缩短光盘的使用寿命。因此，光盘片应存放在具有防潮、防磁、防静电等功能的防磁柜中。
3.5日常管理要注意操作方法
管理人员不能用手直接触摸光、磁性介质，应戴手套操作，轻拿轻放。
3.6信息安全至关重要
信息技术条件下，信息的共享性、开放性决定了档案信息安全的脆弱性。因此，必须采取有利措施，加强对电子档案信息安全的管理，确保档案信息系统的绝对安全。 4需要注意的几点问题
（1）对建设工程竣工电子文件进行归档管理是当务之急，各勘察、监理、设计、施工、建设单位应将电子版工程文件及时保存下来，以便充分发挥其在检索、利用、传输、存贮等方面具有的特殊作用。
（2）档案部门应提高档案数字化管理能力，将库存的大量重要的需永久保存的纸质工程项目竣工档案，有选择地进行扫描转换为电子文件。
（3）针对建设工程电子文件多种来源的现状，要统一归档渠道，利用建设工程电子文件归档与管理系统软件，实现对建设工程电子文件的前端控制和全程管理，保证建设工程电子文件的真实性、完整性与长期可读性。
（4）在把握证实电子文件的凭证之前，计算机生成的电子文件要及时转换成纸质文件脱机保存，防止机型变化后不能使用的后顾之忧。实行“双轨制”，纸质档案和电子档案必须同时并存。
（5）电子档案最终保存在光盘中，所有电子文件必须刻盘保存（一次写入型光盘CD－R），档案人员需对其编号、排列加以整理。
（6）各级档案部门的职能应从重保管轻利用的管理模式转变为重视开发利用信息上来，工作重点是将档案中的信息通过档案人员开发挖掘出来，及时在网上提供利用，更好地体现档案的价值。
5结束语
当前，我国也存在建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建设工程电子档案管理也会涌现新情况，同时也存在较大的发展机遇和空间。
和借鉴国外先进的建设工程电子档案的经验，充分发扬我们已有的优势，重视加强建设工程
不断总结经验，使建设项目档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。
【三】:信息时代电子档案管理浅析
摘要：随着计算机技术在各个领域的广泛应用，在各种社会实践活动中必然要产生大量的电子档案，电子档案是信息社会发展的产物，加强对电子档案管理的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务。
关键词：档案管理 电子档案 优越性 开发和利用 规范措施
0 引言
电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
1 电子档案的优越性
1.1 直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效 在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
1.2 微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺 传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
1.3 微机管理更有利于文档的保密 过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
1.4 微机管理有利于提高档案管理工作的质量 档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
2 电子档案的整理、开发和利用
2.1 电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
2.2 电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
